Juridique
Politique de confidentialité
Vos enregistrements contiennent souvent des conversations privées. La présente politique explique quelles données nous traitons, à quelles fins, avec qui nous les partageons, combien de temps nous les conservons et comment exercer vos droits.
1. Responsable du traitement
Omega Writer est un service exploité par Compucas Software Corp., dont le siège est situé au Centro Comercial Camino de Cruces, Avenida Miguel Brostella, Ciudad de Panamá, República de Panamá, qui est responsable du traitement des données de votre compte.
En ce qui concerne le contenu que vous importez (audios, transcriptions et documents), nous agissons pour le compte de votre organisation : nous l’utilisons uniquement pour vous fournir le service.
Contact pour la confidentialité : info@omegawriter.app.
Nous traitons les données conformément à la Ley 81 de 2019 (loi 81 de 2019) sur la protection des données personnelles de la République du Panama et à son règlement d’application, ainsi qu’aux autres lois applicables.
2. Quelles données nous traitons et à quelles fins
| Données | Finalité | Base juridique |
|---|---|---|
| Compte : nom, adresse e-mail, mot de passe (stocké chiffré, jamais en clair), langue et préférences. | Créer et protéger votre compte, vous connecter, vous envoyer des avis relatifs au service. | Exécution du contrat. |
| Organisation : nom, membres, rôle de chacun et adresses e-mail des personnes invitées. | Partager le solde d’heures et envoyer des invitations. | Exécution du contrat. |
| Contenu : audios et vidéos, liens que vous collez, transcriptions, résumés et index automatiques, noms des intervenants, questions, réponses, documents générés, modèles, automatisations et ce que vous écrivez pour que l’IA connaisse votre façon de travailler et celle de votre organisation. | Transcrire, résumer, rechercher, répondre aux questions sur un ou plusieurs audios, générer des documents, exécuter vos automatisations et vous prévenir par e-mail lorsqu’une transcription est prête. | Exécution du contrat. |
| Envois par e-mail : les adresses auxquelles vous envoyez des documents, quels documents et quand. | Remettre les documents et prévenir les abus. | Exécution du contrat et intérêt légitime lié à la sécurité du service. |
| Demandes commerciales : nom, poste, e-mail, organisme, site web, pays, secteur, identifiant fiscal et téléphone (facultatifs) et votre message. | Vous répondre, vérifier que l’organisme existe et, si vous le demandez, approuver un essai prolongé. | Votre consentement, donné en envoyant le formulaire. |
| Utilisation et facturation : heures consommées, mouvements du solde, forfait souscrit et données des transactions que Paddle nous transmet (nom, adresse e-mail, pays, montants). | Déduire les heures, vous montrer votre historique et tenir la comptabilité. | Exécution du contrat et obligations légales. |
| Compte Microsoft (uniquement si vous le connectez) : nom, adresse e-mail et identifiants d’accès émis par Microsoft. | Lire les fichiers OneDrive, SharePoint ou Teams que vous choisissez de transcrire. | Votre consentement, que vous pouvez retirer en déconnectant le compte. |
| Données techniques : adresse IP, navigateur, journaux du serveur, cookies nécessaires et, lors de l’inscription, la campagne ou la page de ce site d’où vous venez. | Maintenir la session, protéger le service contre les abus, résoudre les pannes et savoir quels canaux nous amènent des clients. | Intérêt légitime lié à la sécurité du service. |
Nous ne voyons ni ne conservons les données de votre carte. C’est Paddle qui les reçoit et les protège.
Votre contenu n’est pas utilisé pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle. Ni nous ni nos prestataires de transcription et de modèles de langage n’utilisons vos enregistrements, transcriptions, questions ou documents pour entraîner des modèles : c’est ainsi que nous l’avons configuré avec chaque prestataire.
3. Avec qui nous partageons les données
Nous ne vendons pas vos données. Nous les partageons uniquement avec :
- Paddle.com, notre revendeur et revendeur officiel (Merchant of Record), qui traite les paiements, calcule les taxes, émet les factures et gère les remboursements. Paddle traite ces données selon sa propre politique de confidentialité.
- Prestataires de transcription et de modèles d’intelligence artificielle, qui traitent l’audio et le texte pour notre compte afin de générer la transcription, les réponses et les documents.
- Prestataires d’infrastructure : hébergement des serveurs et envoi des e-mails.
- Services que vous choisissez : Microsoft, Google Drive ou Dropbox, uniquement lorsque vous collez un lien ou connectez votre compte pour récupérer un fichier.
- Personnes disposant d’un lien public que vous avez créé, qui verront ce que ce lien contient.
- Personnes à qui vous envoyez des documents par e-mail, directement ou via une automatisation : elles reçoivent les fichiers et peuvent vous répondre.
- Conseillers professionnels (comptables, juridiques) et autorités lorsque la loi l’exige.
Tous nos prestataires sont contractuellement tenus de n’utiliser les données que pour nous fournir le service et de les protéger. Pour des raisons de sécurité et de confidentialité commerciale, nous ne publions pas la liste nominative de chacun d’eux ; nous la communiquons à une autorité compétente lorsqu’une décision de justice ou une obligation légale l’exige.
4. Où les données sont traitées
Nos serveurs sont situés aux États-Unis (New York), et nos prestataires de transcription et d’intelligence artificielle traitent également les données dans ce pays. Lorsque vous utilisez Omega Writer, vos données sont transférées depuis votre pays vers les États-Unis. Nous travaillons uniquement avec des prestataires qui s’engagent contractuellement à protéger les données par des mesures de sécurité équivalentes à celles qu’exige la loi panaméenne.
5. Combien de temps nous les conservons
- Fichier audio ou vidéo original : il est supprimé de nos serveurs dès la fin de la transcription. Nous supprimons également la copie de la transcription conservée par le prestataire de transcription ; le prestataire supprime l’audio dans un délai maximal de 48 heures.
- Questions et documents que vous envoyez aux modèles d’intelligence artificielle : le prestataire ne les conserve pas après avoir répondu.
- Importations interrompues : les fragments d’importations non terminées sont supprimés automatiquement dans un délai maximal de deux jours.
- Transcriptions, questions et documents dans votre compte : tant que votre compte existe ou jusqu’à ce que vous les supprimiez. La suppression d’un audio efface tout ce qui a été généré à partir de celui-ci.
- Compte : tant qu’il est actif. Si vous demandez sa fermeture, nous supprimons ses données dans un délai maximal de 30 jours. Les sauvegardes qui les contiendraient encore sont écrasées dans un délai maximal de 30 jours supplémentaires.
- Registre des envois par e-mail : 12 mois.
- Demandes commerciales : 12 mois si nous ne concluons pas d’accord ; si vous devenez client, pendant toute la durée de la relation.
- Registres comptables et de facturation : pendant la durée exigée par la loi.
- Journaux techniques du serveur : jusqu’à 30 jours, sauf si nous en avons besoin pour enquêter sur un incident de sécurité.
6. Vos droits
Vous pouvez exercer à tout moment les droits suivants :
- Accès : savoir quelles données vous concernant nous traitons.
- Rectification : corriger des données inexactes. Vous pouvez modifier vous-même votre nom et vos préférences depuis votre profil.
- Effacement : demander que nous supprimions vos données. Vous pouvez supprimer vous-même les audios et ce qui a été généré à partir de ceux-ci.
- Opposition : vous opposer à un traitement déterminé.
- Portabilité : recevoir vos données dans un format couramment utilisé. Les transcriptions et documents peuvent déjà être téléchargés depuis l’application.
- Retrait du consentement lorsqu’il constitue la base du traitement, par exemple en déconnectant votre compte Microsoft.
Écrivez-nous à info@omegawriter.app depuis l’adresse e-mail de votre compte. Nous répondrons dans un délai maximal de 10 jours ouvrables et corrigerons les données inexactes dans un délai maximal de 5 jours ouvrables. Si vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez déposer une plainte auprès de l’Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI) du Panama (Autorité nationale de transparence et d’accès à l’information), ou auprès de l’autorité de protection des données de votre pays.
7. Sécurité
- Toutes les communications avec Omega Writer sont chiffrées (HTTPS).
- Les mots de passe sont stockés chiffrés au moyen d’un algorithme à sens unique.
- Chaque membre ne voit que ses propres audios ; la personne propriétaire de l’organisation voit ceux de toute l’organisation.
- Les liens publics utilisent des clés difficiles à deviner, et vous pouvez les protéger par un mot de passe, leur fixer une date d’expiration ou les révoquer.
- L’accès interne aux données est limité au personnel qui en a besoin pour exploiter le service.
Aucun système n’est infaillible. Si un incident affectant vos données se produit, nous vous en informerons dans les conditions prévues par la loi.
8. Cookies
Omega Writer utilise uniquement les cookies nécessaires à son fonctionnement : le cookie de session, qui vous maintient connecté, et celui de protection contre la falsification de requêtes. Nous n’utilisons pas de cookies publicitaires ni de suivi. Pour savoir combien de personnes visitent ce site et quelles pages les intéressent, nous utilisons un outil de statistiques installé sur notre propre serveur, qui n’utilise pas de cookies et ne conserve pas votre adresse IP : il compte seulement les visites de façon agrégée et respecte l’option « Ne pas me pister » de votre navigateur. Ce site mémorise dans votre navigateur la langue que vous choisissez.
Lors du paiement, le formulaire de Paddle peut utiliser ses propres cookies pour traiter le paiement et prévenir la fraude. Ce site charge ses polices depuis Google Fonts, ce qui amène votre navigateur à se connecter aux serveurs de Google.
9. Mineurs
Omega Writer ne s’adresse pas aux mineurs et nous ne créons pas sciemment de comptes pour eux.
10. Modifications de la présente politique
Si nous modifions la présente politique de manière importante, nous vous en informerons par e-mail ou dans l’application au moins 30 jours avant l’entrée en vigueur de la modification.
11. Langue
La présente politique est publiée en espagnol, en anglais, en portugais et en français. Ce document en est une traduction. En cas de divergence entre les versions, la version espagnole prévaut.
12. Contact
Omega Writer · info@omegawriter.app